Здравствуйте Алёна.
Сотрудник компании становится материально-ответственным лицом только после подписания соответствующего договора. Такая норма регламентирована Трудовым Кодексом РФ ст.233. Полная или частичная ответственность возлагается на сотрудника, который в силу специфики выполнения своих трудовых обязанностей контактирует с денежной наличностью и товарными ценностями. Должностной перечень, требующий обязательной материальной ответственности, утверждён постановлением Министерства труда России.
Бухгалтерия производит удержания на основании письменного приказа руководства.
Приказ же издается на основании:
акта инвентаризации (ревизии), в ходе которой обнаружена недостача;
письменного объяснения виновного лица;
письменного обязательства о возмещении вреда материально-ответственного лица.
Важно! С лицом, на подотчете которого находятся товарно-материальные ценности, должен быть заключен договор о полной или частичной материальной ответственности.
Недостача может быть взыскана только с виновного лица.