Как перевести сотрудника на нижестоящую должность, если в штатном расписании нет его ставки?

Добрый день! Для этого нужно согласие работника. 

ТК РФ Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В том случае, если осуществляется перевод работника с понижением оклада, в любом варианте подобное действие производится с обязательным согласованием сторон, поскольку такой фактор является для сотрудника негативным результатом. 

Список документов, которые понадобятся к оформлению, состоит из таких пунктов:

уведомление;
письменное заявление работника, свидетельствующее о его согласии;
журнал регистрации кадровой документации;
нормативные акты, касающиеся нового места работы, под которыми сотрудник ставит подпись;
должностная инструкция;
допсоглашение к трудовому договору или новый договор;
трудовая книжка, в которую будет вноситься запись;
личная карточка работника, в которой также делаются отметки.

Вы не указали Какое конкретно госучреждение, но принципы организации у многих похожи. Ниже пример: 

Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2020)
Статья 30. Перевод сотрудника органов внутренних дел

6. Должность в органах внутренних дел считается нижестоящей, если для нее предусмотрено более низкое специальное звание, чем специальное звание по прежней должности в органах внутренних дел, а при равенстве специальных званий — более низкий должностной оклад.
7. Перевод сотрудника органов внутренних дел на нижестоящую должность в органах внутренних дел осуществляется:
1) по состоянию здоровья в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
2) по личным или семейным обстоятельствам;
3) в связи с сокращением замещаемой сотрудником должности;
4) в порядке наложения дисциплинарного взыскания;
5) в связи с восстановлением сотрудника в должности, которую он замещал ранее, в случае, если эту должность замещает другой сотрудник и отсутствует равнозначная должность;
6) в связи с прекращением необходимого для выполнения служебных обязанностей допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну;
7) в связи с отказом от перевода на равнозначную должность в порядке ротации в соответствии с частью 12 настоящей статьи;
8) в связи с несоответствием сотрудника замещаемой должности (с учетом рекомендации аттестационной комиссии);
9) в целях устранения обстоятельств, связанных с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью сотрудников, находящихся в отношениях близкого родства или свойства, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8. Перевод сотрудника органов внутренних дел на нижестоящую должность в органах внутренних дел по основанию, предусмотренному пунктом 1, 3, 5 или 6 части 7 настоящей статьи, допускается в случае невозможности его перевода на равнозначную должность. Сотруднику, переведенному на нижестоящую должность в органах внутренних дел по основанию, предусмотренному пунктом 1, 3 или 5 части 7настоящей статьи, сохраняется должностной оклад в размере, установленном по последней должности, которую он замещал до назначения на нижестоящую должность. При этом выплата сохраненного должностного оклада производится вне зависимости от последующего перевода сотрудника на нижестоящую должность по основанию, предусмотренному пунктом 1, 3 или 5 части 7настоящей статьи, на равнозначную или вышестоящую должность до возникновения у сотрудника права на получение более высокого должностного оклада вследствие его повышения в установленном порядке или назначения сотрудника на должность в органах внутренних дел с более высоким должностным окладом.
(в ред. Федерального закона от 02.08.2019 N 318-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

10. При невозможности перевода сотрудника органов внутренних дел на иную должность в органах внутренних дел или его отказе от такого перевода сотрудник подлежит увольнению со службы в органах внутренних дел, за исключением случаев отказа от перевода по основаниям, предусмотренным частью 3, пунктами 1, 3 и 6 части 5, пунктом 2 части 7 и частью 9 настоящей статьи. При этом контракт с сотрудником расторгается в связи с невозможностью перевода или отказом сотрудника от перевода на иную должность в органах внутренних дел, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом. О невозможности перевода сотрудника кадровым подразделением федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, его территориального органа или подразделения подготавливается соответствующее заключение. Отказ сотрудника от перевода оформляется рапортом. В случае отказа сотрудника подать рапорт составляется соответствующий акт.
11. Не является переводом и не требует согласия сотрудника органов внутренних дел выполнение им равнозначных функций по иной должности в органах внутренних дел в том же подразделении и в той же местности, не влекущее за собой изменения условий контракта.