Здравствуйте.
В соответствии с пунктом 5 статьи 13 Федерального закона N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями),
Временно проживающий в Российской Федерации иностранный гражданин не вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого ему разрешено временное проживание.
Норма императивная и сама по себе предполагает не только невозможность принятия работника без разрешения на работу, но и увольнение уже работающего.
Вы верно указываете, что можете получить штрафы в случае, если примете такого работника, но обратите особое внимание, что КоАП в статье 18.15. за подобные нарушения устанавливает следующую санкцию:
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от двадцати пяти тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот пятидесяти тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток
То есть Вы рискуете не только получить штраф, но и приостановление деятельности, а это куда серьезнее.
Поэтому, безусловно, нужно отказывать. Обязательной формы отказа законом не предусмотрено, то есть это может быть обычный приказ за подписью руководителя, в котором должно быть указано, что в соответствии с п. 5 статьи 13 ФЗ «О правовом положении иностранцев в РФ», статьи 65 ТК РФ (которая устанавливает перечень обязательных документов) Вам отказано в приеме на работу на том основании, что Вы являетесь лицом, не имеющим право осуществлять рабочую деятельность в данном регионе.