Как правильно ответить работнику в правомерности отказа

К нам в бухгалтерию отдела культуры поступило заявление с просьбой дать письменное разъяснение по поводу возврата квитанций об оплате ЖКУ за январь. Квитанции были сданы в марте. Бухгалтерия отказалась оплачивать на основании Закона Магаданской области от 28.12.2004 г № 528-ОЗ, где сказано, что оплата производится ежемесячно. Как правильно ответить работнику в правомерности отказа,