И можно ли будет это доказать, если письма удалены?

Добрый день!

Вопрос такой

Действующая Сотрудница,которая

находилась

на больничном ,не могла приехать долгое время

запросила сканы трудовой книжки на личную почту,ей было в этом отказано

Затем она попросила прислать сканы на ближайший к ней продуктовый магазин ,ей там было бы удобно их забрать,наша сеть магазинов (но там другое юр.лицо)

Я по своей глупости не запросила у нее письменное согласие и отправила сканы ее трудовой книжки на электронную почту этого магазина

Они ей распечатали и она забрала,но они никак не юридически заверены.

Если вдруг она захочет подать жалобу на нарушение персональных данных, так как данные были переданы 3 лицам.

Какая ответственность ждёт меня как должностное лицо и ИП???И можно ли будет это доказать,если письма удалены?