Вопрос: Глава сдала заявление, чеки на ГСМ и решение совета с суммой компенсации, как правильно оформить бухгалтеру данные расходы, авансовый отчёт или бух

Здравствуйте! У нас бюджетная организация. Имеется положение о гарантиях Главе о возмещении компенсации и ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях. Ежеквартально ей должны возмещать согласно данного положения и Решения депутатов данные расходы. Вопрос: Глава сдала заявление, чеки на ГСМ и решение совета с суммой компенсации, как правильно оформить бухгалтеру данные расходы, авансовый отчёт или бух. справкой и какие проводки?