Сотрудник был отправлен в ВК для постановки на учет, где в заявлении указал, что работает в нашей

Как правильно написать объяснительную в военкомат от руководителя, причина которой: несвоеременная подача уведомления в адрес ВК о сотруднике, который не состоит на воинском учете, но находится на территории округа. Сотрудник был отправлен в ВК для постановки на учет, где в заявлении указал, что работает в нашей организации.После чего пришло письмо в котором пишут, что нарушены статьи 21.4 и 21.5 и требуется объяснительная.