Как закрыть подотчетную задолженность директора за 2021–2023 годы и избежать санкций ФСС?

Здравствуйте.

Вопрос не трудового права, а бухгалтерского учёта.

С учётом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», следовало оформить данную сумму как под отчёт, а не прочие выплаты.

Подробнее тут: docs.cntd.ru/document/499084713

Тогда бы не возникло путаницы и вопроса.

Так как речь о сумме выданной директору на предстоящие для компании расходы, то о расходе данной суммы он должен отчитаться, предоставив платёжные документы и составить авансовый отчёт.

Данные деньги по документам, должны быть выданы соответственно в под отчёт и для оплаты расходов, необходимых для осуществления деятельности компании.

Следует сделать бухгалтерскую справку и на основании ее внести исправления в бухгалтерскую отчётность, провести сумму как требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

После чего, директору нужно составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчёт, а сумму которая не подтверждена документально, — ее нужно сдать обратно в кассу.

Здравствуйте, Александр! 

В данном случае та сумма, на которую директор не смог отчитаться, может быть признана доходом физического лица, с которого организация должна была исчислить и удержать НДФЛ. Так, в соответствии со ст. 209 Налогового кодекса РФ: 

Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками:
1) от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации — для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;

При установлении факта не удержания налога  организации будет доначислен налог, начислены пени и наложен штраф. Так, соответствии со ст. 123 НК РФ: 

Неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный настоящим Кодексом срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом,
влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Если этого не происходит и выданные деньги обратно в кассу не возвращаются, то они становятся облагаемым НДФЛ доходом подотчетника. Соответственно, организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этих сумм.

Что касается той части суммы «которая зависла»  - т.е. на нее нет никаких документов: как вариант, подписать с директором соглашение о займе чтобы избежать доначислений НДФЛ и взносов. Задолженность директора по выданным под отчет суммам таким образом может быть трансформирована в заемную путем оформления между сторонами гражданско-правового соглашения о новации. 

Ни ст. 414 ГК РФ, устанавливающая общие положения о прекращении обязательства путем новации, ни ст. 818 ГК РФ, регулирующая новацию долга в заемное обязательство, не содержат ограничений по проведению данной операции в отношении задолженности по подотчету. 

Добрый день.

Поскольку вы заказывали опцию «трех юристов», отвечу также.

По общему правилу, для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетному лицу) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер должен оформляться согласно письменному заявлению подотчетного лица. Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером, его утверждение и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в определенный срок.

Исключений или каких-либо особенностей для случаев, когда авансовый отчет представляет руководитель организации, законодательством не установлено.

В вашем случае можно долговые обязательства директора по возврату подотчетных сумм могут новировать в заем путем заключения соответствующего соглашения.

Замена долга заемным обязательством осуществляется с соблюдением требований о новации (ст. 414 ГК РФ) и совершается в форме, предусмотренной для заключения договора займа (ст. 808 ГК РФ).

Приведу судебную практику.

Например, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2022 N Ф03-230/2022 по делу N А04-616/2021, Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 09.02.2023 N 88-2336/2023 по делу N 2-2623/2022.

Заем может быть как процентным, так и быть беспроцентным.

Согласно п. 1 ст. 809 ГК РФ, если иное не предусмотрено законом или договором займа, заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов за пользование займом в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов за пользование займом их размер определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды.

В силу положений п. 2 ст. 809 ГК РФ размер процентов за пользование займом может быть установлен в договоре с применением ставки в процентах годовых в виде фиксированной величины, с применением ставки в процентах годовых, величина которой может изменяться в зависимости от предусмотренных договором условий, в том числе в зависимости от изменения переменной величины, либо иным путем, позволяющим определить надлежащий размер процентов на момент их уплаты.