Что делать в данной ситуации, чтобы не получить админштраф?

С учётом моего ответа выше далее:

Если  н возникает необходимость изменения штатного расписания, и при этом не проводится сокращение, то здесь нужно руководствоваться следующими положениями закона, когда это затрагивает условия заключенных с работниками трудовых договоров:

Это   либо  с согласия работника путем подписания с ним допсоглашения в рамках статьи ТК РФ Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора.

Из которой следует что:

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.-http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ba946b43f391a20a54c6384e40026291c4a349ed/

В рамках этой статьи никаких уведомлений не предусмотрено.

Но здесь работник вправе отказаться что-либо менять, обязать его работодатель не вправе.

Либо в  соответствии с положениями статьи ТК РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

Из статьи следует:

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.-

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца,...

Для ее применения действительно должны быть изменения организационных или технологических условий труда, что к таковым относится например с позиции органов Роструда, можете ознакомиться по следующей официальной ссылке:

Понятие организационных или технологических условий труда при изменении трудового договора-https://git55.rostrud.gov.ru/sovety_rabotniku_i_rabotodatelyu/89786.html

С дополнительными разъяснениями Роструда РФ, Вы также можете ознакомиться по следующей ссылке:

Действия работодателя при изменении условий трудового договора-https://онлайнинспекция.рф/instruction/20

Т.е. уведомив за 2 месяца до изменения, по истечении срока уведомления далее по истечении этого времени предложить заключить допсоглашения к трудовому договору с работниками.

Но  в рамках этой статьи запрещено изменение трудовой функции. т.е. её допустимо изменять только по соглашению с работником. в порядке предусмотренном статьей 72 Трудового кодекса РФ, а потому если изменение штатного расписания затрагивают трудовую функцию работника, в таком случае достаточно заключить допсоглашение к трудовому договору с работником в порядке предусмотренном статьёй 72 Трудового кодекса РФ если конечно он согласен, уведомлений не требуется по закону.

Но если работник отказался, изменить трудовую функцию по закону никак не получится без его согласия.

ТК РФ Статья 57. Содержание трудового договора.

Из статьи следует:

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/2debf15d9e8f632d1a9626d60877f94e84c1cb7c/

Во вложении к ответу типовая форма допсоглашения рекомендованная Рострудом РФ.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

С учётом моих ответов выше далее:

… Что делать в данной ситуации, чтобы не получить админштраф?

Если работодатель не соблюдал положения трудового законодательства РФ, и утвердил локальные нормативные акты (приказ. распоряжения), с нарушениями обязательных требований закона, следует их отменить путем издания нового приказа или распоряжения об отмене, с которым ознакомить работников под роспись, так как незаконный локальный нормативный акт работодателя не подлежит прмиенению.

И привести всё в соответствии с требованиями закона.

ТК РФ Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Из статьи следует:

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством… не подлежат применению.-http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/c3aa977f4da67be89baf817897b74530882cca55/

Работодателю если он нарушит закон грозит административная ответственность по статье КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права -http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/7ff50b874c8cbce814266fd45eb5fff8b30449b6/

Свои уточнения,  Вы  можете писать мне в личный чат, пройдя по ссылке на мой личный профиль:https://pravoved.ru/lawyer/798541/

нажав кнопку «Общаться в чате».