Насколько данный запрос правомерен и какие санкции могут последовать?

Здравствуйте.

Для начала есть смысл отметить, что абз.1 п.3 ст.88 НК РФ позволяет налоговому органу получать пояснения относительно тех или иных фактов хозяйственной деятельности организации, имеющих отношение к исчислению налогов.

Нарушение требований, предъявляемых к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, могут приводить к искажению результатов хозяйственной деятельности органзации и, например, к необоснованному списанию ГСМ.

Кроме того, в Приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368 указано, что предрейсовый медосмотр не обязателен лишь для экстренных оперативных служб, а значит его отсутствие является нарушением, которое может привести к административной ответственности. Но это не связано с исчислением налога, ввиду чего полагаю, что все нарушения при заполнении путевых листов в комплексе вызвали сомнения относительно первичных документов. Поэтому и требуются соответствующие пояснения.  

Добрый день!

Статьей 252 НК РФ установлены критерии признания расходов, при соблюдении которых налогоплательщик может произведенные расходы учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты  осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

 Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сведения, которые должен содержать путевой лист определены Приказом  Минтранса РФ от 28.09.2022 N 390.

В том числе

дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4)дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;

5)показания одометра (полные километры пробега):  

при выпуске транспортного средства на линию;

при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;

при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство).

Запрос налогового органа правомерен, поскольку путевой лист относится к документам который подтверждает затраты организации на ГСМ, заработную плату водителя.