Как советуете правильно отразить это все и ответить на это чтобы к нам не было вопросов

Андрей, добрый день!
Для всех ошибочно пробитых чеков, которые были проведены дважды, необходимо оформить чеки коррекции. Это поможет исправить данные в кассовом учете и привести их в соответствие с фактическими поступлениями. Согласно статье 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, корректировка кассовых операций должна быть оформлена в случае ошибок.
В ответ на требование о предоставлении пояснений подготовьте объяснительную записку, в которой четко опишите ситуацию. Укажите, что ошибка произошла из-за дублирования чеков, и что вы уже приняли меры для исправления (оформление чеков коррекции). Это соответствует требованиям статьи 88 Налогового кодекса РФ, где указано, что налогоплательщик обязан предоставить пояснения по запросу налогового органа.
Если вы готовы доплатить налог, укажите это в объяснительной. Это может помочь продемонстрировать вашу добросовестность и желание исправить ситуацию. В соответствии с пунктом 1 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ, вы можете уточнить свои налоговые обязательства. (в объяснительной записке старайтесь быть максимально прозрачными и четкими. Укажите, что вы приняли меры для предотвращения подобных ошибок в будущем (например, обучение сотрудников, улучшение контроля за кассовыми операциями), укажите, что вы осознаете допущенные ошибки и уже работаете над их исправлением и подчеркните, что ваша компания стремится к соблюдению всех налоговых обязательств и готова к сотрудничеству с налоговыми органами.).
Все изменения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Это включает в себя корректировку доходов и налоговых обязательств в соответствии с новыми данными. 

Здравствуйте!

Ошибки в декларации по УСН исправляются с помощью подачи уточненных деклараций.

Согласно п. 1 ст. 54 и п. 1 ст. 81 НК РФ:

— если ошибка в декларации привела к занижению налога — налогоплательщик обязан подать уточненную декларацию;

— если в декларации допущена ошибка, не повлекшая занижение налога, — налогоплательщик вправе подать уточненную декларацию.

Уточненная декларация представляется в ИФНС по той форме, по которой был сдан первоначальный отчет. При этом важно правильно указать код корректировки.

В уточненной декларации по УСН отражаются все изменения, приведшие к пересчету налога. «Уточненку» необходимо сопроводить письмом с пояснением причин внесения изменений в первоначальный отчет. Не будут лишними и пояснения относительно самих корректировок.

Ст.54 НК РФ

1. Налогоплательщики-организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных регистров бухгалтерского учета и (или) на основе иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

При обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

В случае невозможности определения периода совершения ошибок (искажений) перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения). Налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, также и в тех случаях, когда допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога.

Ст. 81 НК РФ

1. При обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию в порядке, установленном настоящей статьей.

При обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган налоговой декларации недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик вправе внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию в порядке, установленном настоящей статьей. При этом уточненная налоговая декларация, представленная после истечения установленного срока подачи декларации, не считается представленной с нарушением срока.

Андрей, здравствуйте.

Что посоветуете в таком случае, сделать чеки коррекции на все эти продажи и писать объяснительную в ответ на претензию, объяснив ситуацию или просто объяснить что ошиблись и доплатить налог. (Для нас важнее чтобы меньше было вопросов и проверок и быстрее закрыть данный вопрос так что готовы заплатить свыше).

 С одной стороны законодательство допускает чеки коррекции, что приведет к корректности данных для определения налоговой базы по УСН, а с другой  — для того, чтобы поскорее снять вопрос -Вы предполагаете уточнить налоговую декларацию и доплатить налог, что оставляет искаженными  данные налогового учета.

Порядок ведения книги учета доходов при УСН определен Приложением 5 Приказа ФНС России от 07.11.2023 N ЕА-7-3/816@

1. Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее — налогоплательщики), ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее — Книга учета доходов и расходов),в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

....

5. Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при ее наличии).

Налоговый орган  будет явно не против того, чтобы в бюджет поступило больше отчислений в бюджет, нужно ли это Вам, и какие трудоресурсы готовы  задействовать для исправления,  есть ли такая возможность  — в этом вопрос. Но юрист в таком случае не может за Вас решить, к чему Вы готовы.

При этом учитывать необходимо суммы лимитов, в пределах которых допустимо применение УСН (см.информацию здесь), а также то, чтобы итоговое  обороты в том или ином случае не предполагали обязанностей по НДС (свыше 60 млн.-см.здесь)

Другими словами, исходить следует из конкретных показателей и Ваших возможностей. И стоит ли корректировать налоговую базу (а вопрос то именно об этом в сторону уменьшения, когда для того есть все основания и возможности)  — в итоге решать только Вам.

Как советуете правильно отразить это все и ответить на это чтобы к нам не было вопросов.

 Правильно, т.е. придерживаясь того, как предусматривает законодательство: это оформлять чеки коррекции, исправлять книгу доходов, при необходимости — подать уточненную декларацию по УСН, представить пояснения в налоговый орган.

Все остальное, связанное с возникшей ситуацией, может быть рассмотрено индивидуально в чате.

С уважением

Здравствуйте!

Согласно ч. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ,

При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.

В Вашем случае, если один и тот же чек был пробит дважды по одной продаже, оформляется чек коррекции с признаком расчета «расход», указывая тип коррекции — «самостоятельная». Чек должен быть оформлен через ту же ККТ, с указанием даты, суммы корректируемой операции, причины, а также прикладывается внутренний акт (приказ/служебная записка) с объяснением.

Формировать чек коррекции следует после выявления ошибки, в разумный срок, не дожидаясь окончания отчетного периода. Допустимо оформить один чек коррекции на несколько идентичных ошибок, но при этом в нем необходимо отразить каждую корректируемую сумму отдельной строкой с возможностью идентификации конкретного расчета — это соответствует письму ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15023@.

В случае, если ошибки в ККТ привели к завышению дохода и, соответственно, излишне уплаченному налогу, Вы как налогоплательщик вправе внести корректировки. Согласно пункту 1 статьи 81 НК РФ, обязанность представить уточненную декларацию возникает только в случае выявленного занижения налога к уплате, а при завышении налогоплательщик вправе, но не обязан это делать.

Таким образом, если налог был рассчитан с завышенной базы, уточненку можно не подавать.