Чтобы каждый раз не переделывать договор у нас написано: 7

Добрый день, Ксения!

1. Правоотношения, связанные с изменением и пролонгацией договоров, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ).

2. Изменение адреса индивидуального предпринимателя: Для индивидуального предпринимателя «юридическим адресом» является адрес его регистрации по месту жительства. Изменение адреса регистрации ИП влечет за собой внесение изменений в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Фактический адрес ведения деятельности (адрес мастерской, офиса) может отличаться от юридического и не всегда является обязательным реквизитом договора, если только стороны не согласовали его как таковой. Тем не менее, для надлежащего исполнения обязательств и коммуникации важно, чтобы контрагенты имели актуальные контактные данные.
Изменение условий договора: В соответствии с пунктом 1 статьи 450 ГК РФ, изменение договора возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законом или договором. Изменение условий договора оформляется дополнительным соглашением.
Форма дополнительного соглашения: Пункт 1 статьи 452 ГК РФ устанавливает, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное. Это означает, что если договор был заключен в простой письменной форме, дополнительное соглашение также должно быть в простой письменной форме.
Ретроактивное действие условий: Стороны вправе договориться о том, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора (пункт 2 статьи 425 ГК РФ). Этот принцип применим и к дополнительным соглашениям, изменяющим условия действующего договора. То есть, само дополнительное соглашение будет подписано текущей датой, но в его тексте может быть указано, что изменения, например, в части адресов, применяются с более ранней даты.
Пролонгация договора: Ваши пункты 7.1 и 7.2 о пролонгации договора являются стандартными и абсолютно законными. Если ни одна из сторон не направила уведомление об отказе от пролонгации за месяц до окончания срока, договор считается автоматически продленным на следующий календарный год на тех же условиях. В этом случае, договор не прекращает свое действие, а продолжает действовать, и дополнительное соглашение об изменении реквизитов к нему вполне правомерно.
Электронный документооборот (ЭДО): Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в рамках ЭДО, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Важно, чтобы использование ЭДО было согласовано между сторонами договора.
3. Судебная практика
Судебная практика подтверждает возможность ретроактивного применения условий договора и его изменений, а также особенности юридической силы электронного документооборота:

Ретроактивное действие: Суды признают право сторон распространять действие дополнительного соглашения на отношения, возникшие до его подписания. Это прямо следует из постановления АС Московского округа от 15.12.2014 N Ф05-14160/14 и разъяснений, например, в статье «Меняем договор при изменении обстоятельств», где приводится пример 6:
Условия договора, в редакции настоящего дополнительного соглашения, применяются и для отношений между сторонами Договора, которые возникли в период до 1 мая 2020 года.

Договоры с истекшим сроком, но неисполненными обязательствами: Если в договоре отсутствует условие о том, что окончание срока действия влечет прекращение обязательств, договор считается действующим до момента полного исполнения сторонами обязательств. В таком случае возможно заключение дополнительного соглашения к нему, даже если его дата подписания приходится на период после формального истечения срока действия договора, с возможностью распространения его действия на прошлое. Это подтверждается судебной практикой, например, в постановлениях Одиннадцатого ААС от 28.10.2016 №11АП-13089/16, Третьего ААС от 12.04.2017 №03АП-1349/17, Девятого ААС от 09.07.2019 №09АП-32904/19.
Юридическая сила ЭДО: Суды обращают внимание на наличие соглашения об ЭДО между сторонами. Так, в постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 18.01.2018 № Ф02-6957/2017 по делу № А78-128/2017, суд отклонил довод о направлении актов по электронной почте, поскольку договором не был предусмотрен порядок обмена документами при помощи электронной почты и отсутствовали доказательства полномочий представителя. Это подчеркивает, что для признания юридической силы документов, подписанных ЭДО, в самом договоре или отдельном соглашении должно быть закреплено право сторон на использование такого вида документооборота.
4. Конкретные рекомендации и алгоритм действий
Актуализация адресов в действующих договорах (в том числе пролонгированных):
Определите дату изменения адресов. У вас есть несколько ситуаций: фактический адрес с 2022 года, старый юридический адрес в договорах 2020 года. Для каждого случая определите фактическую дату, с которой адрес стал неактуальным/появился новый.
Подготовьте Дополнительное соглашение к каждому договору, где указаны устаревшие или неполные данные. В соглашении укажите:
Полные реквизиты договора, к которому оно заключается (номер, дата).
Преамбулу, где говорится об изменении реквизитов одной из сторон (вас).
Пункт, где четко прописывается новая редакция раздела договора, касающегося реквизитов (например, «Пункт 8.1 Договора изложить в следующей редакции: 'Реквизиты Исполнителя: ИП [Ваши ФИО], ОГРНИП, ИНН, адрес регистрации: [актуальный юридический адрес], фактический адрес: [актуальный фактический адрес], расчетный счет, банк, БИК, к/с'.»).
Обязательно включите пункт о ретроактивном действии: «Настоящее Дополнительное соглашение применяется к отношениям Сторон, возникшим с [дата фактического изменения адреса, например, 01 января 2022 года/01 января 2020 года].» Это позволит юридически «закрыть» период, когда фактически действовал новый адрес, но в документах был указан старый.
Способ подписания:
По ЭДО: Если у вас и у контрагента налажен ЭДО и вы используете УКЭП, а в договоре или отдельном соглашении предусмотрена возможность обмена юридически значимыми документами через ЭДО, то подписание по ЭДО будет абсолютно правомерным. Это наиболее удобный и быстрый способ.
На бумаге: Если ЭДО не используется или есть сомнения в его юридической силе для конкретного контрагента, подписывайте на бумаге в двух экземплярах.
Договора, по которым не работали несколько лет и вновь сотрудничаете:
Проверьте условие о пролонгации (пп. 7.1, 7.2): Если договор содержит такое условие, и ни одна из сторон не уведомила о его расторжении в установленный срок, то договор считается пролонгированным на следующий календарный год. В таком случае, договор является действующим, и к нему применяется алгоритм, описанный в пункте 1 (составление Дополнительного соглашения об изменении реквизитов).
Если договор фактически прекратил действие (например, была нотификация о прекращении, или отсутствовала оговорка о пролонгации, и обязательства были полностью исполнены), то более корректным будет заключить новый договор. Это создаст четкую правовую основу для возобновления сотрудничества. В новом договоре, естественно, должны быть указаны все актуальные реквизиты.

5. Возможные правовые риски и их минимизация
Налоговая проверка:
Риск: Составление документов «задним числом» всегда потенциально привлекает внимание налоговых органов, если это делается для искажения фактов или уклонения от налогов. Однако, в вашем случае речь идет об изменении формальных реквизитов, а не о сути сделок или их датировке (например, актов выполненных работ).
Минимизация: Ключевым является то, что фактические операции (оказание услуг, их оплата) происходили в реальное время, а изменение адреса — это лишь изменение реквизитов. Налоговая служба прежде всего интересуется достоверностью отражения операций. Если акты выполненных работ, счета-фактуры (если применимо), банковские выписки соответствуют фактическим датам и сути операций, то изменение адреса в договоре (даже с ретроспективным применением) не должно вызвать серьезных претензий. Важно, чтобы документы, подтверждающие факт и дату оказания услуг (акты, счета), были датированы реальными датами их составления, а не «задним числом». Дополнительное соглашение должно быть подписано текущей датой, но содержать пункт о распространении действия на прошлое.
Спор с контрагентом:
Риск: Если контрагент не согласится подписывать дополнительное соглашение (особенно «задним числом»), это может привести к спорам о надлежащем уведомлении или исполнении обязательств.
Минимизация: Объясните контрагентам, что это техническая необходимость для приведения документов в соответствие с фактическим положением дел и для их удобства в будущем. Ретроактивное действие в данном случае не меняет финансовые условия или объем обязательств, а лишь формализует уже существующие факты.
6. Выводы
Внесение изменений в договоры путем составления дополнительных соглашений с ретроактивным действием условий об адресах является законным и целесообразным решением для приведения документации в порядок. Для договоров, которые продолжали действовать (в том числе по пролонгации), дополнительное соглашение – это правильный шаг. Для договоров, которые фактически прекратили действие и по ним возобновляется сотрудничество, предпочтительнее заключить новый договор. При этом использование ЭДО для подписания таких документов допустимо, если это предусмотрено вашими договоренностями с контрагентами. Главное – обеспечить фактическую достоверность хозяйственных операций для минимизации налоговых рисков.

Если ответ был полезен, прошу дать ему оценку.

Также при желании Вы можете отблагодарить прямо сейчас!