Физическое лицо может сдать в субаренду нежилое помещение, полученное по договору безвозмездного пользования (ссуды), если есть на то согласие собственника. Ваш план по уплате НДФЛ также является верным.
Поскольку Ваше физическое лицо не является собственником помещения, а само пользуется им на основании договора ссуды, последующая передача этого помещения в пользование третьему лицу за плату является субарендой.
Статья 615 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Правила о договорах аренды применяются и к договорам субаренды. Пользователь по договору безвозмездного пользования (ссудополучатель) вправе передавать вещь третьему лицу только с согласия ссудодателя.
Исходя из этого, стороны в договоре будут именоваться:
Сторона 1 (тот, кто сдает): Ваше физ. лицо. Наиболее корректно именовать его «Арендатор» (поскольку он сам является арендатором в первоначальных отношениях с собственником и передает право дальше) или, для большей ясности, «Субарендодатель».
Сторона 2 (тот, кто снимает): Самозанятый. Он именуется «Субарендатор».
Ваш план действий по уплате налогов абсолютно верный, и здесь важно понимать ключевой нюанс, касающийся самозанятых.
Налоги для физ. лица (Субарендодателя): Получая доход от сдачи в аренду недвижимости, физическое лицо обязано уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Статья 208 и 224 Налогового кодекса РФ (НК РФ). Доходы, полученные от сдачи в аренду имущества, подлежат обложению НДФЛ по ставке 13%.
Самозанятые (плательщики НПД) имеют право сдавать в аренду только жилые помещения. Сдача в аренду или субаренду нежилых помещений (офисов, складов, коммерческих площадей) не подпадает под этот спецрежим.
«Не признаются объектом налогообложения… доходы от передачи имущественных прав на недвижимое имущество (за исключением аренды (найма) жилых помещений)».
(ФЗ от 27.11.2018 № 422-ФЗ, Статья 6, п. 2, пп. 3 — www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_311977/c9e99c33658282365b2f293d6a992d19a27e7d6b/)
Это ограничение касается того, кто сдает имущество. В Вашей схеме сдает физлицо, а не самозанятый, поэтому все законно. Физлицо платит НДФЛ 13%, а самозанятый просто использует помещение для своей деятельности.
Если физическое лицо сдает в аренду несколько объектов недвижимости, налоговая может признать это предпринимательской деятельностью и потребовать зарегистрироваться в качестве ИП. Но в случае с одним объектом уплата НДФЛ является законной и достаточной мерой.
За все действия субарендатора (например, порчу имущества) перед собственником (ИП) по-прежнему отвечает Ваше физическое лицо (ссудополучатель).