Какие то отчёты нужно сдавать и куда?

1) Это продажа топлива или заправка только своей техники?
Только свои нужды. Значит: лицензия на розничную продажу топлива не нужна, требования к торговому учёту/Роспотребнадзору как к торговле не применяются. Дальше смотрим на промышленную, пожарную и экологическую части.

2) Ваш «мини-АЗС» — это опасный производственный объект (ОПО)?
При объёме ~5 м³ дизтоплива — c высокой вероятностью нет.
ОПО по 116-ФЗ — это объект, где используются/хранятся опасные вещества в количествах, указанных в Приложении 2 к закону. Для складского хранения горючих жидкостей минимальный порог для отнесения к ОПО (класс III) — 1 000 тонн. Ваши 5 000 л дизеля — это порядка 4–4,3 т, то есть в сотни раз меньше. Следовательно, регистрировать объект в реестре ОПО Ростехнадзора не требуется (и никаких «промбезопасностных» лицензий, деклараций и экспертиз для ОПО тоже).

Нюанс: если бы дизель «участвовал в технологическом процессе» (а не просто хранился и отпускался в баки), для некоторых позиций в Приложении 2 пороги ниже. Для «заправочного пункта» это хранение/отпуск, а не технологический процесс — вы в «складской» логике.
3) Нужна ли регистрация как «объекта, оказывающего негативное воздействие на окружающую среду» (ОНВ)?
Зависит от категории по экологии. Мини-АЗС создаёт стационарные источники выбросов (дыхательная арматура резервуара, операции налива/слива, испарения при раздаче), пусть и небольшие. По 7-ФЗ такой объект относится к I–IV категориям по критериям Правительства. На практике мини-АЗС часто попадают в III или IV категорию (редко — II). Для вас важно:

С 01.09.2024 объекты IV категории не подлежат постановке на госучёт в Росприроднадзоре (их вообще исключили из реестра). Для I–III категории учёт обязателен, заявка подаётся в течение 6 месяцев с даты начала эксплуатации.
Категория определяется по Постановлению Правительства № 2398 (действующий перечень критериев).
Что это значит практично:

Эколог рассчитает предполагаемые выбросы/источники и отнесёт объект к категории по № 2398. 2) Если выйдет III категория — ставите ОНВ на учёт в РПН в 6-месячный срок. Если IV категория — на учёт не ставите (с 01.09.2024), но прочие обязанности для IV (например, освобождение от платы за НВОС) сохраняются по закону.
4) Какие экологические разрешения и отчёты понадобятся?
Зависит от категории — разложу по сценариям (самый «тяжёлый» сверху):

Если II категория (маловероятно для 5 м³ дизеля, но на всякий случай):
— Подать Декларацию о воздействии на окружающую среду (ДВОС) раз в 7 лет, при неизменности условий. Для II категории ДВОС обязательна.

Если III категория (часто так и бывает):
— ДВОС не нужна (она только для II), но нужна система нормирования выбросов (проект НДВ/ПДВ в актуальной конфигурации) и учёт/контроль.
— Вести производственный экологический контроль (ПЭК) и сдавать отчёт по ПЭК (обычно до 25 марта за прошедший год).
— При порогах по статистике сдавать 2-ТП (воздух): до 22 января, если у вас есть стационарные источники и порог по приказу Росстата соблюдается; для небольших объёмов испарений дизеля чаще всего не требуется, но это устанавливают по критериям формы.
— По отходам деятельности (ветошь, сорбенты, шлам из фильтров, загрязнённый грунт при проливах и т. п.) — 2-ТП (отходы) до 1 февраля (есть льготы для МСП с исключительно малыми ТКО — проверьте, но у «АЗС» профильные отходы обычно есть).
— Плата за НВОС (и декларация о плате): для I–III категорий платёж обязателен: уплата — до 1 марта, декларация — до 10 марта года, следующего за отчётным (смотрите актуальный календарь вашего теруправления РПН).

Если IV категория:
— На учёт в РПН не становитесь (с 01.09.2024), ДВОС не нужна, плата за НВОС не вносится. Но ПЭК в минимальном объёме и статистика по отходам — по факту образования отходов — могут сохраняться (льготы для МСП см. выше).

5) Нужны ли согласования/уведомления Роспотребнадзора и санитарно-защитная зона (СЗЗ)?
СЗЗ нужна как режимная зона, но сейчас она устанавливается проектно и привязывается к фактическим воздействиям. По «старым» СанПиН автозаправочные станции относились к IV классу — ориентировочная СЗЗ 100 м, но сегодня действует проектное обоснование СЗЗ и процедура установления/уточнения через Роспотребнадзор (в рамках действующих правил о СЗЗ). Если у вас промплощадка и до жилья >100 м, вопрос проще; если ближе — закладывается расчёт снижения до нормативов и (возможное) уменьшение СЗЗ. Закладывайте это в проект.

6) Что по пожарной безопасности и проектированию?
Это ключевой блок для «мини-АЗС».
Проектируйте и размещайте узел строго по СП 156.13130.2014 (АЗС) и СП 155.13130.2014 (склады нефти и нефтепродуктов) в актуальных редакциях (в 2024 году в СП 156 внесено Изменение № 2). Требования охватывают тип резервуара, поддон/обвалование (на 100% объёма), молниезащиту, заземление, расстояния до зданий, средства пожаротушения, сигнализацию, порядок налива/слива и т. п. Это база для приёмки МЧС.

Декларация пожарной безопасности: для многих объектов защиты предусмотрена подача ДПБ по 123-ФЗ; на практике для «модульных» решений, если это объект капитального строительства с проектом — декларация готовится и подаётся. Проектировщик по ПБ подскажет по вашему варианту. Нарушения ПБ — большие штрафы до приостановки деятельности.

7) Нужны ли стройразрешения/ввод в эксплуатацию?
Зависит от «капитальности».
Если резервуар с колонкой — некапитальный объект (без фундамента/привязки к земле и коммуникациям так, что образуется сооружение), разрешение на строительство по ст. 51 ГрК РФ обычно не требуется. Если же делаете капитальную площадку с фундаментом, навесом/павильоном, инженерными сетями — это уже объект капитального строительства, тогда нужен проект, разрешение на строительство и затем ввод. Правильную квалификацию фиксируем в исходно-разрешительной документации/техзаключении, чтобы не спорить с инспекцией.

8) Нужно ли «где-то» регистрировать сам резервуар?
Специальной регистрации именно «места хранения дизтоплива» как таковой нет, если объект не является ОПО. Но оборудование должно соответствовать техрегламентам/сертификации, а узел — требованиям СП. У поставщика резервуара/ТРК запросите сертификаты/декларации соответствия и паспорта, инструкции по эксплуатации и ПБ, включите в комплект СУОТ/ПБ.

9) Что с поверкой топливораздаточного узла (ТРК)?
По 102-ФЗ поверка обязательна, когда измерения выполняются в сфере госрегулирования (торговые операции, учёт энергетических ресурсов для расчётов и др.). Если ТРК используется не для расчётов с третьими лицами, а для внутренней заправки — формально можно выйти из «сферы госрегулирования», и тогда достаточно калибровки. На практике я рекомендую брать ТРК из Госреестра СИ и делать поверку: это снижает риски споров (в т. ч. с надзором по ПБ/экологии, где результаты измерений попадают в отчёты).

10) Что с доставкой топлива на площадку?
Поставщик должен возить ГСМ по правилам перевозки опасных грузов (ДОПОГ + Правила перевозок грузов автотранспортом, ПП РФ № 2200). Убедитесь, что у перевозчика есть обученный водитель (свидетельство ДОПОГ), допущенное ТС, комплект ADR-оборудования и документы. Это их зона ответственности, но спрос с заказчика бывает.