Уважаемая Василиса, здравствуйте!
По Вашей ситуации главное понимать следующее — отсутствие подписи покупателя на УПД само по себе не означает, что поставка не состоялась.
Для суда имеет значение не только формальный комплект закрывающих документов, но и совокупность доказательств того, что товар был изготовлен именно Вами, передан покупателю и фактически использован по назначению.
С правовой точки зрения покупатель обязан исполнять обязательства надлежащим образом в соответствии с условиями договора и требованиями закона — ст. 309 ГК РФ.
Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями
www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/1cd43e51fbd4129343b325971a466ec5cd32a425/
Сам договор у Вас, как я понимаю, заключен надлежащим образом, поскольку стороны согласовали его существенные условия, подписали сам договор, приложение, технические характеристики, сроки и график поставки. Это соответствует требованиям ст. 421, 432 ГК РФ о заключении договора.
Что важно собрать
1. Договор, приложения, спецификации, техзадание, график отгрузки, переписка по согласованию макетов, размеров, количества, брендирования, расцветок, упаковки, сроков.
2. Доказательства производства — заказы в производство, внутренние наряды, акты пошива, складские документы, документы по закупке ткани и фурнитуры под конкретный заказ, фото готовой продукции перед отгрузкой, маркировка, упаковочные листы.
3. Доказательства передачи товара — транспортные накладные, экспедиторские расписки, реестры отправки, данные курьерской службы, CMR/ТН, доверенности лиц, принимавших товар, переписка о доставке по адресам, сообщения о получении коробок, фото отгрузки, данные пропускного режима на склад или площадку мероприятия.
4. Доказательства использования именно Вашей продукции — фото и видео с мероприятия, где форма совпадает с утвержденными макетами и техническим заданием, фирменные элементы, номера, логотипы, уникальные характеристики модели. Это не основное, но хорошее дополнительное доказательство фактического принятия и использования товара.
5. *Переписки тоже важны, особенно важны сообщения покупателя в духе:
нужно согласовать УПД с их заказчиком, документы у руководства, проект закрываем.
Такая переписка обычно работает против покупателя, потому что из нее видно: спор идет не о факте поставки, а о внутреннем согласовании документов.
По закону односторонний отказ от исполнения обязательства недопустим, кроме случаев, прямо предусмотренных законом или договором — ст. 310 ГК РФ.
Ссылка покупателя на необходимость сначала согласовать документы со своим заказчиком для Ваших отношений обычно правового значения не имеет.
У Вас отдельный договор, и риск их внутренних расчетов не должен перекладываться на Вас.
Вам надо направить покупателю официальную письменную претензию с описью вложения и по электронной почте, указанной в договоре. В претензии нужно — перечислить все этапы поставки с датами, сослаться на договор, приложение, график, указать, что товар передан и фактически использован, потребовать в разумный срок подписать УПД либо направить мотивированный письменный отказ с конкретным перечнем недостатков, потребовать оплатить оставшуюся стоимость товара в срок по договору, предупредить, что при отсутствии ответа Вы обратитесь в суд.
Также лучше всего сохранить и нотариально зафиксировать электронную переписку, фото, видео, страницы сайта или соцсетей с мероприятия.
Нотариальный осмотр переписки и интернет-страниц сильно повышает ценность этих материалов в процессе, но не обязателен, как считают суды.
Также надо проверить договор на условия о порядке приемки. Нередко там указано, что при непредставлении мотивированных возражений в определенный срок товар считается принятым. Такое условие нужно использовать в претензии и затем в иске.
По вопросу, как подтвердить, что форму произвели именно Вы.
Подтверждение строится не одним документом, а цепочкой доказательств — договор с привязкой к конкретному контракту, согласованные макеты и характеристики, производственные документы, отгрузочные документы, логистика, переписка о приемке, использование формы на мероприятии.
В арбитражной практике этого часто достаточно, чтобы подтвердить факт поставки даже при неподписанных УПД.
Дополнительно отмечу: в силу ГК РФ покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после его передачи, когда иной порядок не предусмотрен договором.
Поскольку у Вас предусмотрена предоплата 20% и дальнейший расчет по срокам договора, по наступлении срока оплаты у покупателя возникает задолженность.
На сумму долга можно начислять проценты за пользование чужими денежными средствами по ст. 395 ГК РФ, а при наличии договорной неустойки — требовать и ее.
Т.е., сейчас Ваша задача не спорить с менеджером, а быстро сформировать доказательственную базу и перевести вопрос в официальный претензионный порядок.
Подписанный УПД — удобное доказательство, но не единственное.
При наличии договора, спецификаций, переписки, подтверждений отгрузки и фактического использования формы шансы на взыскание оплаты обычно рабочие.
Если нужна помощь, то пишите в чат
С уважением, Дарья.
Если дело дойдет до суда, используйте в качестве доказательств переписку в мессенджерах и e-mail
Согласно ст. 434 ГК РФ, переписка признается доказательством, если можно установить, от кого она исходит. Скриншоты, где менеджер пишет «всё передала руководству» или обсуждает макеты, подтверждают факт признания ими поставки.
Если была доставка сторонней службой, это неоспоримое доказательство передачи физического объема товара. Фото и видео с мероприятия, хотя там нет вашего логотипа, это подтверждает, что товар (форма определенного дизайна и ТТХ, указанных в вашем приложении к договору) реально существует и используется.
Рекоменду. не тянуть а направить Почтой России (заказным с описью вложения) на юридический адрес покупателя официальную претензию. В ней укажите, что товар поставлен (номера УПД в ЭДО), мотивированных отказов не поступало, и потребуйте оплату на основании ст. 486 ГК РФ (Оплата товара).
Также напишите в чате ЭДО к документам, что в связи с отсутствием мотивированного отказа в течение [срок по договору] дней, товар считается принятым в полном объеме на основании ст. 483 ГК РФ.
Если нужна помощь в подготовке требования — пишите в чат.