Здравствуйте!
Если письмо прокуратуры является требованием в рамках ее полномочий, оно подлежит исполнению в установленный срок. Если не успеваете или части документов нет, можно письменно сообщить объективные причины невозможности представить всё в срок. За умышленное неисполнение есть риск по ст. 17.7 КоАП РФ.
Умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом, а равно законных требований следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до одной тысячи пятисот рублей; на должностных лиц — от двух тысяч до трех тысяч рублей либо дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Вы можете ответить, что с данным ИП отношения и оказание услуг были только в 2022 году (если это соответствует действительности), а в 2023 и 2024 годах договоры, акты, счета, оплаты и фактические услуги отсутствовали. По 2022 году приложите всё, что есть: банковские выписки по конкретным платежам, договор, переписку, задания, отчеты, неподписанные счета и акты, если они сохранились, с пояснением, что подписанные экземпляры не обнаружены. Давать только банковские выписки можно, если иных документов реально нет, поскольку выписка подтверждает оплату, а не само оказание услуг.
Если поступления от этого контрагента не отражены в декларации по УСН или не уплачен налог. Если деньги прошли по расчетному счету, попали в доходы УСН и налог уплачен, лучше предоставить выписки, чем вообще ничего.
ИП на УСН вправе не вести бухгалтерский учет только при условии, что ведет налоговый учет доходов или доходов и расходов. При УСН налоговый учет ведется в КУДиР, это предусмотрено ст. 346.24 НК РФ.
Налоговые документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, нужно хранить пять лет. Поэтому документы за 2022 год в мае 2026 года уничтожать нельзя. Минимально их надо было сохранять пять лет после соответствующего периода, а еще лучше с момента последнего использования документа для налоговой отчетности и уплаты налога.
Отсутствие КУДиР это отдельное нарушение. Ст. 120 НК РФ предусматривает
1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи,
влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода,
влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов),
влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей.
Таким образом, не нужно писать, что документы утеряны, а лучше укажите, что подписанные экземпляры актов и счетов в архиве ИП не обнаружены, представлены имеющиеся документы (приложите то, что есть), ведется восстановление. Восстановите КУДиР за 2022 год по банковской выписке и декларации, не задним числом, а как восстановленный налоговый регистр.
Если между вами и ИП был подключен электронный документооборот (Диадок, СБИС и др.), проверьте архивы там. Документы, подписанные КЭП, имеют силу оригиналов.
Свяжитесь с контрагентом, у него в архиве (или у его бухгалтера) могли сохраниться вторые экземпляры подписанных актов за 2022 год. Запросите у него заверенные копии.