Да, дубликат можно использовать вместо оригинала — это не копия, а повторно выданный ЗАГСом документ с той же юридической силой, что и у оригинала. Нотариус, ведущий наследственное дело, обязан принять его наравне с оригиналом.
Повторное свидетельство о рождении выдаётся органом ЗАГС взамен или дополнительно к уже имеющемуся и по своей юридической силе полностью равнозначно оригиналу (ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Это принципиально отличает дубликат от простой ксерокопии, которую нотариус без сверки с подлинником, как правило, не примет.
Что делать:
1. Получите дубликат свидетельства о рождении в органе ЗАГС по месту вашей регистрации рождения — это можно сделать через Госуслуги, если событие регистрировалось в России, либо через представителя внутри страны, либо уточнить эту услугу в консульстве в Германии.
2. Проверьте, что в доверенности, которую вы оформляете через консульство, прямо прописаны нужные полномочия: подать заявление о принятии наследства, представлять интересы в конкретном наследственном деле у нотариуса, получать документы, — общей формулировки «представлять интересы» нотариусы иногда считают недостаточной.
3. Передайте представителю дубликат свидетельства о рождении вместе с доверенностью, свидетельством о смерти матери и документами о её имуществе.
4. Не затягивайте: срок для принятия наследства — 6 месяцев со дня смерти (ст. 1154 ГК РФ), и проживание за границей его не продлевает.
Дубликат у вас уже на руках, или его ещё предстоит заказать? Если ещё нет — сколько времени прошло со дня смерти мамы: это важно, чтобы уложиться в полугодовой срок, пока оформляются документы.