Электронный документооборот

Здравствуйте, Виталий Юрьевич!

По данному вопросу имеется Письмо Минфина РФ от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, которое является действующим в настоящее время.

Вопрос: Просим дать разъяснения о возможности хранения первичных документов, а также иных документов бухгалтерского учета (счетов-фактур, накладных, содержащих подписи уполномоченных лиц и печати других организаций — наших контрагентов) только в электронном виде.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики с участием Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел письмо от 14.08.2007 N 487 по вопросу о хранении первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В соответствии со статьей 17 указанного Федерального закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

Учитывая изложенное, полагаем, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

То есть, вы можете хранить первичные учетные документы в электронном виде при наличии ЭЦП.

Желаю удачи!

Здравствуйте, Виталий Юрьевич.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухучете» первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Статья 29 Закона № 402-ФЗ «О хранении документов» не обязывает налогоплательщиков хранить документы именно в бумажном виде.

Таким образом, исходя из законодательства РФ Вы вправе хранить документы организовать хранение документов в электронном виде.

Вообще порядок использования ЭЦП прописан в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В этом Законе все ЭЦП делятся на 3 вида (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

1) Простая ЭЦП;

2) Усиленная квалифицированная ЭЦП;

3) Усиленная неквалифицированная ЭЦП.
Рекомендую Вам выяснить у Вашего спецоператора вид ЭЦП, который используете Вы.

Если выясниться, что ЭЦП, который Вы подписываете первичные документы — усиленная квалифицированная, то она равнозначна собственноручной подписи(ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

И с такой подписью Вы имеете право хранить документы в электронном виде в целях бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичного мнения придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

Если выяснится, что ЭЦП,  который Вы подписываете первичные документы — простая или неквалифицированная, то относительно хранения таких электронных документов со стороны налоговиков могут возникнуть претензии.

В Письмах Минфина РФ от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710 указано, что подписанные простой или неквалифицированной подписями первичные документы смогут быть приняты к учету только после того, как в Налоговом кодексе РФ или в законодательстве о бухгалтерском учете будут внесены соответствующие поправки.

Есть еще Письмо ФНС от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@ по этому поводу. Налоговики поясняют, что первичный документ, подписанный неквалифицированной ЭЦП только в том случае принимается для учета и соответственно хранения, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон.
Следовательно, если документы подписаны простой или неквалифицированной подписями и нет соглашения между контрагентами, то их хранение в электронном виде может вызвать проблемы с налоговиками.

Существует приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, где в налоговую могут быть представлены документы в электронном виде, это — счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Вы можете для упрощения процедуры ведения бухгалтерского учета и документооборота воспользоваться системой ДИАДОК, которая совместима и одобрена налоговыми органами, подробнее вот здесь (там же сама система)

www.diadoc.ru/