Здравствуйте!
1. Лотерея - игра, которая проводится в соответствии с договором и в которой одна сторона (организатор лотереи) проводит розыгрыш призового фонда лотереи, а вторая сторона (участник лотереи) получает право на выигрыш, если она будет признана выигравшей в соответствии с условиями лотереи. Договор между организатором лотереи и участником лотереи заключается на добровольной основе и оформляется выдачей лотерейного билета, квитанции, другого документа или иным предусмотренным условиями лотереи способом.
Розыгрыш призового фонда лотереи - процедура, которая проводится организатором лотереи или по его поручению оператором лотереи с использованием лотерейного оборудования, которая основана на принципе случайного определения выигрышейи с помощью которой определяются выигравшие участники лотереи и подлежащие выплате, передаче или предоставлению этим участникам выигрыши (пп. 4 п. 1 ст. 2 ФЗ от 11.11.2003 N 138-ФЗ "О лотереях").
Таким образом, ваша акция не подпадает под признаки лотереи.
Какого-либо разрешения на проведение такой акции получать не нужно.
2. Любые выигрыши и призы, получаемые в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг) на сумму не более 4000 руб., относятся к доходам, не подлежащим налогообложению НДФЛ (пп. 28 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Таким образом, вы не должны будете уплачивать НДФЛ за получателя подарка и представлять сведения о таких доходах в налоговую инспецию.
3. Согласно п. 2 ст. 159 Гражданского кодекса РФ могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.
Исполнение договора дарения, заключаемого с физическим лицом-получателем подарка, осуществляется при его заключении. Поэтому в данном случае допускается устная форма договора дарения. Подписи в ведомости получения будет достаточно.