Группа компаний на УСН
Сотрудники много используют собственные авто для рабочих поездок.
Правильное оформление путевых листов, расчетов и т.п. занимает много времени.
1. Прошу описать детально процедуру оформления и компенсации ГСМ сотруднику на собственном авто.
2. Возможно ли как-то минимизировать трудозатраты на расчеты и оформление документов?
По вопросу компенсации амортизации авто:
Если вместо постоянных выплат по амортизации, компания заключает с сотрудником соглашение об аренде его авто, то:
1. может ли сотрудник использовать авто в личных целях? если это например прописать в договоре аренды
2. если не может, то как быть с тем, что показания спидометра по километражу будут расходиться(так как в личных целях все равно будут ездить)?
Здравствуйте, Михаил!
1. Прошу описать детально процедуру оформления и компенсации ГСМ сотруднику на собственном авто.
2. Возможно ли как-то минимизировать трудозатраты на расчеты и оформление документов?Михаил
Вам просто нужно предусмотреть условия о соответствующей компенсации в трудовых договорах или в отдельном внутреннем положении, на которые будут ссылаться эти договоры.
Только помните, что если у вас УСН 15%, то в расходах суммы этой компенсации вы сможете признать только в пределах установленных норм. Так, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ для целей исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации на дату выплаты денежных средств из кассы организации (перечисления денежных средств на банковскую карту) работнику.
Нормы указанных расходов на выплату компенсаций, которыми следует руководствоваться в том числе организациям, применяющим УСН, установлены Постановлением Правительства РФ N 92, согласно которому размер ежемесячной компенсации за использование работником в служебных целях личного легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб., а свыше 2000 куб. см — 1500 руб.
В целях НДФЛ такая компенсация не будет облагаться налогом на основании ((п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@)
В дополнение к оформлению выплаты компенсации
Статья 188 ТК РФ предусматривает возмещение расходов при использовании личного имущества работника. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
При определении не облагаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Вся сумма выплаты не облагается НДФЛ (см. письма Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328; ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@; Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).
Нередко контролирующие органы активно увязывают обоснованность компенсаций и освобождения их от налогообложения НДФЛ с правом собственности работника на используемое имущество (письмо Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228).
Несмотря на то, что такой подход достаточно сомнителен, это следует учесть и приложить копию соответствующего документа от сотрудника к соглашению о компенсации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ подлежат освобождению от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит конкретизирующих норм, регулирующих налогообложение (освобождение от налогообложения) компенсаций при использовании личного имущества работника, как по размеру, так и по порядку установления таких компенсаций.
Следовательно, при применении данного освобождения следует руководствоваться нормами ТК РФ. На это указано, в частности, в Письмах Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых органов Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).
Здравствуйте Михаил!
Компенсация производится на основании ст. 188 ТК РФ.
Документы необходимые для установления компенсации работникам:
1. Соглашение об использовании личного транспорта в служебных целях. В нём нужно будет указать информацию:
- размер компенсации;
— характеристики автомобиля (легковой, грузовой, марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
— порядок и сроки выплаты компенсации;
— расходы, подлежащие возмещению, их размер.
К такому соглашению работник прилагает ПТС и свидетельство о гос регистрации.
2. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта;
3. Локальный акт устанавливающий разъездной характер работы (например приказ руководителя);
4. Путевой лист или другой документ подтверждающий использование личного автомобиля в служебных целях содержащие информацию о:
— информацию о маршруте движения ТС с обозначением пунктов назначения и пройденного расстояния;
— информацию о сотруднике и его автомобиле.
Также сотрудник должен предоставлять следующие отчетные документы:
— чеки о приобретении топлива;
— квитанции на ремонтные работы.
Возможно ли не использовать путевые листы и связанные с ними постоянный контроль топлива и расстояний?
Возможно ли не использовать путевые листы и связанные с ними постоянный контроль топлива и расстояний?
Как вариант можно заложить расходы на ГСМ в цену соглашения.
Но всё же лучше вести учет путевых листов, т.к. в соответствии с письмом ФНС РФ от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ основным оправдательным документом, подтверждающим расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист. В тоже время при указанной системе налогообложения, для налогового учета затраты на ГСМ не важны, поскольку объектом налогообложения являются доходы.
На мой взгляд компенсация не может быть увязана с путевыми листами. Причина проста — компенсация это величина постоянная, указанная в соглашении, при оформлении путевых листов и прочих подобных мероприятиях компенсация не будет постоянной ни при каких обстоятельствах. Поэтому я предполагаю, что при установлении компенсационной выплаты путевой лист если и нужен, то, допустим, на весь месяц и просто для того, чтобы было понятно, что компенсация выплачивается не за воздух, а передвигается сотрудник в рабочее время по делам служебным, что необходимо при всякого рода происшествиях и пр.
делая выводы из ваших ответов:
Для упрощения процедуры компенсаций за ГСМ и амортизации авто можно сделать следующее:
1. Оформить соглашение между компанией и сотрудником, где
а) записана сумма постоянной компенсации амортизационных выплат
б) записана некая форма компенсации расходов на ГСМ - и если этот параметр в соглашении не постоянный(формулировка вроде "ежемесячно на основании акта"), то можно просто ежемесячно выплачивать сотруднику некую сумму(основание - это соглашение) и не иметь проблем из-за отсутствия путевых листов или потерянных чеков за бензин?