Здравствуйте, в первую очередь поясню, что потребитель имеет право отказаться от договора в любой момент в соответствии со ст. 32 Закона «О защите прав потребителей», при этом туроператор должен будет вернуть денежные средства за вычетом фактических расходов (оформление документов, бронирование номера и пр.). При этом указанные расходы должен доказать именно исполнитель.
В вашей же ситуации, если от туроператора пришло такое письмо об отказе выполнять свои обязательства, и Вы в связи с этим потребовали вернуть денежные средства, считаю, что возврат должен быть произведен, не смотря на сбой программы и другие оправдания оператора. Требование направляйте письменно — можно по электронной почте, но в письме укажите, что дополнительно дублируете по почте, и направьте заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Если есть возможность — подайте в представительство в двух экземплярах, один остается вам с отметкой о получении, датой, подписью.
Если Вы у вас есть подтверждение письменное от оператора о том, что тур отменен, и о том, что Вы потребовали возврат денежных средств в связи с этим, исполнитель не может вам навязать услуги повторно.