Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при его утере работодателем?

Ирина!

Если трудовая книжка действительно была утрачена, администрация обязана выдать работнику дубликат по общим правилам статьи 65 Трудового Кодекса РФ и такого документа:

Утверждены
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225
 
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ
БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

 В этом документе предусмотрены следующие основные моменты при выдаче дубликата трудовой книжки:

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
…

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Таким образом, работодатель (если он действительно виноват в утрате книжки) обязан принять меры по установлению сведений о предшествующей трудовой деятельности работника — надо направлять запросы по старым местам работы. Если документы восстановить не получится, работнику придётся обращаться в суд, а работодатель должен максимально ему в этом содействовать, учитывая, что работник теоретически может поставить вопрос о компенсации причинённых ему в связи с утратой документа убытков.

Если Вам необходима дополнительная консультация либо помощь в составлении письменных документов, можете обратиться в мой чат, по правилам сайта услуги в чате платные, предоплата. 
Всего доброго!
 

Здравствуйте, действительно, на основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Поэтому работнику необходимо обратиться с заявлением к последнему работодателю, а данный работодатель согласно этому же п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек принимает меры к получению документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности. Работодатель обращается ко всем предыдущим работодателям и получает письменные подтверждения стажа, а также государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели, пенсионный фонд для подтверждения стажа.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке

(п. 33 вышеуказанных правил). Кроме того, если обратиться непосредственно в суд —  суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

Здравствуйте Ирина.

Работаю бухгалтером у ИП. Собираемся уволить одного работника, но, оказалось, что у него утеряна трудовая книжка. Насколько я могла выяснить (я работаю недавно), что утеряна она давно и вряд ли теперь найдется. Работник говорит, что не забирал её, да и расписок никаких от него не лежит, что просит отдать. Получается, в утере виноват работодатель. Подскажите, какие мои действия? Как правильно оформить и выдать ему дубликат, куда отправлять запросы и какими документами подтвердить его стаж?

Необходимо приказом создать комиссию и назначить проверку, в рамках проверки оформить акт об утрате трудовых договоров с составлением списка, на основании этого акта принять новый приказ согласно которому утвердить локальный акт инструкцию по делопроизводству, либо внести изменения в существующий если такой есть, и определить порядок восстановления документов в виде их дубликатов.

Согласно положениям ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
http://docs.cntd.ru/document/1...

Т.е. необходимо вначале оформить  и провести проверку по факту утраты трудовой книжки, оформить  акт и приказ о выдаче дубликата.

Обязательно ознакомить с а ктом и приказом о выдаче дубликата работника, в силу требований статьи ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя:

Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

После оформления результатов проверки, соответственно Вы уже можете выдать дубликат трудовой книжки, работнику следует подать заявление об этом т.е. именно выдаче дубликата трудовой книжки, в порядке предусмотренном статьей ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий - http://www.consultant.ru/docum...

Во вложении к ответу типовая форма такого заявления рекомендованная Рострудом РФ.

Далее выполняется процедура оформления самого дубликата, согласно положениям указанным в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225  «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), из которых следует что:

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
http://www.consultant.ru/docum...

После приведенного мной выше надлежащего порядка установления факта утраты трудовой книжки, фиксации в порядке надлежащего оформления и проведения проверки, оформление дубликата трудовой книжки будет полным, и не будет нарушать права и интересы работника, а потому следует его обязательно соблюсти.