Как вносить дни отпуска в график и считать отпускные, если год отработан не полностью?

Здравствуйте Марина.

Право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска у работника возникает в силу закона, по истечении 6 месяцев его непрерывной работы.

И только далее при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска за второй и последующие года. они ему представляются в порядке очередности согласно графику отпусков принятому работодателем.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Здравствуйте, Марина!

Человек работает с мая 2024г. Отпуск пока не брал Сейчас нужно заполнить график отпусков на 2025 год. 1. должен ли он отгулять 28 дней до мая 2025г?

 Да, должен.

Обоснование:

Отпуск работникам предоставляется ежегодно, в силу ст. 114 ТК РФ:

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Право на первый отпуск у работника возникает через 6 мес. после непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ), что соответствует ч. 2 ст. 5 Конвенции Международной организации труда N 132 об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году) (Женева, 24 июня 1970 г.) (заявление о регистрации ратификации Российской Федерацией — 06.09.2010).

Но данное право не означает, что работодатель строго через 6 мес. обязан предоставить работнику отпуск.

Это означает, что если работодатель обязан предоставить ему отпуск установленной продолжительности полностью, за рабочий год, а не частично. До истечения 6 мес. такой отпуск не предоставляется, за исключением отдельных категорий  по соглашению сторон, либо в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Вы должны понимать, что есть различие между календарным годом (с 01.01.по 31.12 согласно ФЗ от 03.06.2011 N 107-ФЗ) и рабочий год, который начинается с первого дня работы и равен 12 месяцам.

Т.е. в любом случае, отпуск работнику должен быть предоставлен до начала следующего рабочего года, как минимум.

Согласно ст. 124 ТК РФ, перенос отпуска за пределы рабочего года возможен только в:

исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год,

Как видите и дополнительно с согласия работника.

Если эти условия не выполнены, работнику обязаны представить ежегодный оплачиваемый отпуск до начала очередного рабочего года.

Если нет, то до конца 2025 года у него накопится уже примерно 46 дней отпуска. 

Ежегодный оплачиваемый отпуск установленной минимальной продолжительности (ч. 3 ст. 3 Конвенции) у нас в РФ установлен 28 к.д., согласно ст. 115 ТК РФ. Таким образом у него «накопится» или с мая 2025 года будет уже 56 к.д. отпуска.

Он должен сейчас их все внести в график?

С момента прима на работу работника уже должны были внести в график отпусков. 

Если Вы предоставите работнику отпуск сейчас в 2024 году, то в график на 2025 год Вы уже будете включать 28 к.д. начиная с мая 2025 года.

Если Вы будете предоставлять отпуск за первый рабочий год в 2025 году, то в график на 2025 год Вы :

— можете включить только этот отпуск, продолжительностью 28 к.д. с началом его не позднее мая 2025 года, аналогично и  на 2026 год и т.д. Тогда сложится ситуация, что работник будет уходить в отпуска практически в один и тот же период с января по май. Без нарушения трудового законодательства не обойдется.

— можете включить оба отпуска в один календарный 2025 год — 1-й до мая 2025, 2-й после мая 2025 — в любое время. Так Вы соблюдете законодательство и не будет «задолженностей» по отпускам перед работником.

— можете включить отпуск за 1-й рабочий  год с началом до мая 2025, а 2-й — на 2026 год, после мая 2026, в любое время. Формально будет нарушение законодательства, но предоставление отпуска в течение года (имеется ввиду календарного  года) будет соблюдено.

Т.е,  здесь ситуация получается такая: Вы предоставляете первый отпуск в течение рабочего года в 2025 году  и одновременно это отпуск в течение календарного 2025 года.