Нужно ли ИП на патенте вносить изменения при переводе сотрудников на полставки и приеме нового работника

Дмитрий, здравствуйте.

ИП на ПСН с наемными работниками нужно сдавать:
I. Отчетность по страховым взносам и персонифицированному учету — в общие сроки в зависимости от вида отчетности: а) расчет по страховым взносам — в налоговую инспекцию;

Расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев и за год (см. п. 7 ст. 431, ст. 423 НК РФ).
Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом.
Крайние сроки подачи расчетов по страховым взносам в 2025 г. за периоды 2025 г.:
25 апреля — за I квартал 2025 г.;
25 июля — за полугодие 2025 г.;
27 октября — за 9 месяцев 2025 г.
б) персонифицированные сведения о ФЛ — в налоговую инспекцию;

Плательщик страховых взносов подает ежемесячно в ФНС персонифицированные сведения о физлицах.
Сведения включают персональные данные физлиц и информацию о начисленных им суммах выплат.
Срок подачи сведений — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
в) сведения о начисленных страховых взносах на травматизм (разд. 2 формы ЕФС-1, утв. Приложением № 1
к приказу Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17 ноября 2023 г. N 2281) — в СФР; г.) иные сведения для ведения индивидуального  учета в составе формы ЕФС-1 — в СФР;

II. отчетность по НДФЛ в качестве налогового агента по форме 6-НДФЛ — в обычные сроки для сдачи такого расчета. 

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Срок сдачи 6-НДФЛ за I квартал — не позднее 25 апреля. Срок сдачи 6-НДФЛ за полугодие — не позднее 25 июля. Срок сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев — не позднее 25 октября. Срок сдачи 6-НДФЛ за год — не позднее 25 февраля следующего года.

Если  дата выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, то расчет нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (см. п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В случае задержки со сроком представления расчета 6-НДФЛ, имеется риск штрафа и иных негативных последствий.

Согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ,

1.2. Непредставление налоговым агентом в установленный срок расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в налоговый орган по месту учета
влечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.

ИП при применении ПСН не вправе привлекать к исполнению работ ИП  ввиду того,что данные категории лиц не соответствуют понятию «наемного работника». Условием применения ПСН является оказание ИП услуг или выполнение работ исключительно собственными силами с использованием труда своих работников, с которыми заключен трудовой договор или ГПХ.

 В соответствии с пунктом 5 статьи 346.43 НК РФ

при применении патентной системы налогообложения индивидуальный предприниматель вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера. При этом средняя численность наемных работников, определяемая в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, не должна превышать за налоговый период 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности, осуществляемым данным индивидуальным предпринимателем, в отношении которых применяется патентная система налогообложения.

 В силу подпункта 2 пункта 6 статьи 346.45 НК РФ налогоплательщик считается утратившим право на применение ПСН и перешедшим на общий режим налогообложения с начала налогового периода, на который ему был выдан патент, в случае, если в течение налогового периода налогоплательщиком было допущено несоответствие требованию, установленному пунктом 5 статьи 346.43 НК РФ (превышение численности наемных работников).

Надеюсь мой ответ был Вам полезен!

Если у вас остались дополнительные вопросы или нужна помощь в подготовке документов, напишите мне в чат. Буду рад помочь!

Дмитрий, здравствуйте
При применении ПСН ИП вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера. При этом средняя численность наемных работников, не должна превышать за налоговый период 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности, осуществляемым ИП, в отношении которых применяется ПСН (п. 5 ст. 346.43 НК РФ).
Как указывает ведомство, внесение изменений налогоплательщиком в ранее полученный им патент с целью корректировки информации о средней численности привлекаемых наемных работников НК РФ не предусмотрено (см. Письмо Минфина России от 30.04.2021 N 03-11-06/33665).
В связи с этим, если в течение срока действия патента средняя численность работников, которую ИП указал в заявлении на патент, не совпадает с фактической, указанное не препятствует ИП вести деятельность на основании полученного патента (важно не превысить лимит и не нарушить установленный критерий).
Соответственно вся отчетность подается исходя из фактических данных по наемным сотрудникам.
Поскольку вы не указали в вопросе вид деятельности, одновременно следует учесть и следующее.
В случае, если законом субъекта Российской Федерации размер ПВД установлен с градацией физических показателей, например, в зависимости от средней численности наемных работников (без наемных работников, от 1 до 5 человек включительно, свыше 5 до 10 человек включительно и т.д.), и у ИП изменились физические показатели, приводящие к увеличению ПВД, такой ИП в принципе обязан получить новый патент на этот же вид предпринимательской деятельности. При этом сумма налога по ранее полученному патенту пересчитывается исходя из срока действия данного патента с даты начала его действия до даты начала действия нового патента (письмо ФНС России от 12.07.2019 N БС-4-3/13610@).
Рада ответить на Ваш вопрос!
При необходимости дополнительной консультации, помощи в подготовке документов (образец ответа в налоговый орган имеется в связи с аналогичным требованием налогового органа мне лично), Вы можете обращаться в чат.
С уважением, Екатерина