Уважаемый Александр,
с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильной перевозке по общему правилу должны оформляться в электронной форме. Бумажный документ допустим только в случаях, прямо установленных Минтрансом. Это следует из новой редакции ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, введенной Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Для ситуации с техническими сбоями применяется Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, который вступает в силу 1 сентября 2026 года. Он предусматривает два самостоятельных технических основания для оформления документов на бумаге:
1. Сбой программно-аппаратных комплексов, повлекший непредвиденную неработоспособность инфраструктуры участника либо оператора ИС ЭПД. При этом такой сбой должен быть зафиксирован государственной системой ГосСОПКА.
2. Отсутствие доступа к сети Интернет.
То есть обычной внутренней ошибки программы, зависания компьютера или кратковременной недоступности сервиса недостаточно для применения первого основания, если событие не отвечает условиям п. 5 приложения к Приказу № 262.
По поставленным вопросам порядок следующий.
1. Кого необходимо уведомлять
Специальной обязанности направлять уведомление о переходе на бумажный документооборот в ФНС, Ространснадзор, Минтранс либо непосредственно оператору ГИС ЭПД Приказ № 262 и Федеральный закон № 259-ФЗ не устанавливают. Отдельного государственного «разрешения» на оформление бумажной транспортной накладной также получать не требуется.
Бумажные перевозочные документы оформляются непосредственно между участниками перевозки: грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. При проверке документ предъявляется уполномоченному контролирующему должностному лицу, но заранее направлять его в контрольный орган только из-за технического сбоя не требуется.
Практически целесообразно незамедлительно зафиксировать обращение к своему оператору ИС ЭПД, а при отсутствии Интернета — к оператору связи. Это необходимо прежде всего как доказательство законности применения бумажного документа.
2. Какие подтверждающие документы оформлять
Утвержденных государством специальных форм «акта о сбое», «справки о невозможности использования ЭДО» или «уведомления о переходе на бумагу» для направления в ФНС, Ространснадзор либо Минтранс законодательство не предусматривает.
Для внутреннего подтверждения рекомендую оформить комплект доказательств:
внутренний акт о технической невозможности оформления ЭПД с указанием даты, времени, продолжительности сбоя, системы и конкретных документов, которые невозможно было сформировать;
заявку или обращение оператору ИС ЭПД и полученный от него ответ либо сообщение об инциденте;
системные журналы, сообщения об ошибках, скриншоты;
при отсутствии Интернета — уведомление/справку оператора связи либо иные технические данные, подтверждающие отсутствие доступа;
сведения оператора ИС ЭПД о том, что соответствующий программно-технический инцидент подпадает под событие, зафиксированное ГосСОПКА, если используется основание п. 5 Приказа № 262.
Это не установленные нормативным актом обязательные формы, а доказательственный комплект, который целесообразно предусмотреть во внутреннем регламенте организации.
3. Сроки и порядок действий
Законодательством не установлен отдельный срок, например «в течение суток» или «трех рабочих дней», для направления в государственный орган уведомления о техническом сбое. Такой обязанности вообще не предусмотрено.
Алгоритм действий
Шаг 1. Зафиксировать дату и время возникновения технической невозможности.
Шаг 2. Установить основание перехода на бумагу: отсутствие Интернета либо программно-технический сбой, отвечающий требованиям п. 5 Приказа № 262.
Шаг 3. Получить и сохранить подтверждения технического события от оператора ИС ЭПД/оператора связи и оформить внутренний акт.
Шаг 4. Оформить транспортную накладную, заказ или заявку на бумажном носителе и обеспечить ее наличие у соответствующих участников перевозки.
Шаг 5. Хранить одновременно бумажный перевозочный документ и доказательства наличия основания, позволявшего отказаться от электронной формы.
При этом Приказ № 262 не устанавливает обязанности после восстановления работы системы задним числом переводить уже правомерно оформленную бумажную транспортную накладную в электронную форму либо направлять ее в ГИС ЭПД, а также не устанавливает специального срока для такой передачи.
Отдельно необходимо учитывать, что понятие ЭПД шире транспортной накладной. Например, для экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года действует самостоятельный Приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115. Он допускает бумажную форму, в частности, когда у клиента или экспедитора отсутствует техническая возможность передать электронный экспедиторский документ через Интернет вследствие обстоятельств непреодолимой силы. Поэтому единый «аварийный регламент по всем ЭПД» лучше составлять с разбивкой по видам документов.
Вывод
При техническом сбое отдельные уведомления в ФНС, Ространснадзор или Минтранс и специальные государственные бланки подтверждения сбоя законодательством не предусмотрены. Основная задача организации: установить, подпадает ли конкретный сбой под разрешенное Приказом Минтранса № 262 основание, оформить перевозочный документ на бумаге и обеспечить доказательства причины, по которой электронное оформление было невозможно.
На практике я бы рекомендовала дополнительно утвердить внутренний регламент «Действия при невозможности оформления ЭПД» и форму внутреннего акта о техническом сбое — именно это позволит избежать споров при последующей проверке.
Если потребуется подготовить внутренний регламент действий при сбоях ЭДО, формы актов и уведомлений либо дополнительно проверить порядок оформления конкретного вида ЭПД с 1 сентября 2026 года, можете обратиться ко мне в чат. Помогу проработать документы и возможные правовые риски.
